Cómo crear una agencia de marketing y diseño web para colegios

Una agencia de marketing y diseño web para colegios vende un solo resultado: más familias que visitan y se inscriben. Puedes crearla sin un equipo de diseño, porque lo que te pide es entender cómo deciden los colegios. Esta guía explica qué compran, quién decide, qué ofrecerles, cómo llegar a ellos y cómo entregar.

Por qué los colegios son un buen sector para una agencia nueva

Elegir un sector lo simplifica todo: el nombre, los ejemplos, las llamadas y las recomendaciones. Los colegios tienen algunas ventajas sobre otros sectores:

• Una medida clara. Un colegio puede contar inscripciones, visitas y solicitudes, así que puedes hablar de resultados que ya sigue.
• Una decisión larga. Las familias comparan colegios durante semanas antes de visitarlos. La web es parte de esa comparación y muchas veces es lo primero que ven.
• Un trabajo que se repite cada año. Inscripciones nuevas, jornadas de puertas abiertas, un calendario y noticias para las familias. Por eso encajan los servicios mensuales además del sitio.
• Necesidades parecidas de un colegio a otro. Lo que aprendes con el primero te sirve para el segundo.
• Directores que se conocen entre sí. Un colegio contento puede recomendarte a otros.

Con qué colegios empezar

Empieza por colegios privados, academias, guarderías y cursos. Deciden por su cuenta y sus ingresos dependen directamente de las inscripciones. Si puedes, elige un solo tipo: una agencia para preescolares o para academias de idiomas se recomienda mejor que una para toda la educación.

Las escuelas públicas suelen comprar con reglas formales de contratación, que llevan tiempo y papeles. Déjalas para más adelante, cuando tengas ejemplos para mostrar.

Qué compran los colegios

Un colegio casi nunca pide "marketing". Pide lo que ya ve que le falta:

• Una web que explique el colegio y funcione en los celulares que usan los padres.
• Inscripciones en línea, con los pasos y las fechas, y el pago de la matrícula si el colegio lo quiere.
• Visitas y recorridos, con un formulario o una reserva que funcione de noche, cuando los padres tienen tiempo.
• Un calendario al día.
• Comunicación con las familias: una newsletter y noticias que el colegio pueda publicar sin llamar a nadie.
• Reseñas y un buen perfil de Google, porque los padres buscan el nombre del colegio antes de llamar.
• Campañas para la temporada de inscripciones. Anuncios y landings para las jornadas de puertas abiertas, si los vendes.

Quién decide en un colegio

Lo normal es hablar con más de una persona. Conviene saber qué mira cada una:

En un colegio pequeño, una misma persona suele cumplir todos estos papeles. En uno grande, pregunta pronto quién aprueba el trabajo y quién firma. Las dos respuestas te ahorran semanas más adelante.

Los colegios también trabajan según un calendario. Las semanas de inscripciones y de exámenes son intensas, y en esos días cuesta aprobar una web nueva. Habla con ellos antes de la temporada de inscripciones, para que el sitio esté en línea cuando las familias empiecen a buscar.

Qué ofrecerle a un colegio

Mantén la oferta corta y describe cada parte por lo que aporta a las inscripciones. Estos son los servicios que puedes vender con nuestro estudio detrás, y lo que le cuestan a tu agencia:

Un ejemplo de la cuenta: un colegio compra un sitio de hasta 15 páginas con inscripciones con pago. Pagas US$2.400 más US$1.500, es decir US$3.900. Si lo vendes en US$6.000, tu margen es de US$2.100. El precio lo fijas tú, y lo que acepte tu mercado lo define el mercado. Con tres o más servicios mensuales hay un 15% de descuento sobre ellos.

Tu estrategia, tus anuncios y tus informes quedan de tu lado. Esa es la parte del trabajo que hace que un colegio siga contigo después de la publicación.

Qué necesita la web de un colegio

Los padres llegan con unas pocas preguntas y leen en el celular. Una buena web de colegio las responde sin obligar a nadie a buscar:

• La primera pantalla dice qué es el colegio, para qué edades y dónde está, con un botón para reservar una visita.
• Los programas por edad o nivel, con lo que hace allí cada niño, en palabras simples.
• Las admisiones, con los pasos, las fechas y los documentos, en orden.
• La matrícula, o una forma clara de consultarla. Los padres que no la encuentran pueden irse sin preguntar.
• El campus, con fotos reales o un recorrido en video.
• Los docentes, con nombre y foto, si el colegio está de acuerdo.
• El calendario, al día. Una fecha vieja les dice a los padres que nadie cuida el sitio.
• Lo que dicen otras familias, con reseñas reales.

Cómo encontrar colegios y empezar la conversación

1. Haz una lista a mano. Busca el tipo de colegio y tu ciudad en Google Maps. Anota el nombre, la web, el teléfono y el nombre de la dirección o del responsable de admisiones, que suelen estar en el sitio.
2. Mira cada web como la miraría un padre. En tu celular, intenta encontrar las edades, la matrícula, la próxima fecha de visita y cómo inscribirse. Anota lo que no encontraste.
3. Escribe a una persona, sobre una sola cosa. El responsable de admisiones siente el problema primero y la dirección decide. Un mensaje corto con una observación real llega más lejos que un folleto.
4. Ofrece algo útil. Una revisión breve de la web, sin costo, desde el punto de vista de un padre.
5. Da seguimiento con cuidado. Los colegios responden despacio, y el calendario explica mucho. Vuelve a escribir después de una o dos semanas, con algo nuevo para decir.

Un primer mensaje puede ser así:

"Hola, Laura. Estaba mirando colegios para niños de 11 a 14 años en Monterrey y encontré el suyo. En el celular cuesta encontrar el botón para reservar una visita, y las fechas de admisión que aparecen en la web son del año pasado. Trabajo con colegios en sus webs y sus inscripciones, y preparé una revisión breve para ustedes, sin costo. ¿Se la puedo enviar?"

Para el resto de la conversación, cómo mostrar el problema y cómo dar seguimiento, lee cómo vender páginas web a negocios locales. Con un colegio funciona igual.

Cómo presentarle la propuesta a un colegio

Un colegio casi nunca decide en la primera reunión, así que tu propuesta tiene que funcionar cuando no estás. Estos puntos ayudan:

• Abre con lo que encontraste. Los dos o tres problemas con los que se topa un padre en la web actual, con una captura de cada uno.
• Relaciona cada parte con las inscripciones. El formulario de visita, los pasos de admisión y el calendario, y lo que cada uno le cambia a una familia.
• Da un precio y una fecha. Un precio claro y una fecha de entrega se llevan al consejo con más facilidad que un menú de opciones.
• Envía un enlace que puedan reenviar. La dirección se lo pasa a los dueños o al consejo, y cada persona abre el diseño en su celular.

Cómo entregar sin un equipo de diseño

Tú vendes el sitio y nuestro estudio lo desarrolla en 7 días. Con un colegio conviene cuidar algunos puntos:

• Acuerden quién aprueba. Una persona del colegio te da las respuestas y una persona aprueba los textos y la maqueta. Un comité puede tardar semanas en una sola página, y el reloj se detiene mientras esperamos tu respuesta.
• Reúnan el material pronto. El logo, las fotos, los programas, las fechas, la matrícula y los documentos de admisión.
• Planifiquen según el calendario. Eviten empezar la semana anterior a una jornada de puertas abiertas, y dejen tiempo para que el colegio revise.
• Sigue el proyecto desde tu panel. Ves la etapa, las respuestas, los archivos y los mensajes de cada proyecto.

Con qué tener cuidado

• Las fotos de los alumnos. Publícalas solo con el permiso escrito de sus familias. Pregúntale al colegio cómo lo maneja antes de tocar cualquier imagen.
• Los datos de menores. Pide solo lo que el colegio necesita en cada formulario, y acuerden quién los recibe.
• La accesibilidad. El sitio lo usan familias y alumnos con todo tipo de capacidades. Revisa las normas que se aplican en el país del colegio y lee nuestra lección de accesibilidad básica.
• Las promesas. No prometas una cantidad de inscripciones. Puedes prometer el trabajo y medir con el colegio las visitas y las solicitudes.

Las normas sobre menores y sus datos cambian de un país a otro. El colegio debería revisarlas con su propio asesor legal.

Preguntas sobre crear una agencia para colegios